La transformation digitale de l'administration
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“La transition numérique s’impose comme un défi à la fois stimulant et passionnant pour l’administration publique. Elle offre des opportunités remarquables d’amélioration du service public, d’optimisation des ressources, de renforcement de la transparence et de l’efficacité, tout en encourageant l’innovation et la collaboration.”

Stéphane Soh Fonhoue, pourriez-vous partager les clés qui permettent d’initier une réflexion stratégique visionnaire et efficace dans le domaine de la transition numérique ?

Stéphane Soh Fonhoue (SSF) : “La première étape cruciale consiste à identifier les besoins spécifiques, les attentes et les opportunités liés à la transition numérique dans votre domaine d’intervention. Consultez des sources externes telles que les directives européennes, le programme Action publique 2022, ou la loi pour une République numérique. Internement, exploitez les rapports d’activité, les enquêtes de satisfaction, et les retours d’expérience pour comprendre les forces et faiblesses de votre organisation.”

Définissez ensuite une vision claire, réaliste, mesurable, et partagée par l’ensemble des parties prenantes, indique Stéphane Soh Fonhoue, PDG de Mercury.

Voici une vidéo relatant les enjeux de la transformation numérique de l’administration publique :

L’implication des collaborateurs semble être un facteur crucial dans la transition numérique. Comment les guider du concept à la réalisation ?

SSF : “En effet, la transition numérique n’est pas uniquement une question technique, mais aussi humaine. Impliquer vos collaborateurs dès le début du projet et tout au long de sa réalisation est essentiel. Informez, consultez, formez, accompagnez et valorisez. Utilisez des méthodes participatives et collaboratives telles que le design thinking, le co-design, ou le co-développement, qui favorisent la co-construction de solutions adaptées aux besoins réels des usagers et des agents, explique Stéphane Soh Fonhoue. L’utilisation d’outils digitaux tels que les plateformes collaboratives, les réseaux sociaux professionnels, ou les applications mobiles facilite le partage d’informations, la communication, et le travail en équipe.”

Fixer un cap semble être une étape cruciale. Pourriez-vous expliquer comment déterminer les objectifs opérationnels et le plan d’action ?

SSF : “Une fois que vous avez identifié les besoins, mobilisé vos collaborateurs, vous devez fixer le cap en déterminant des objectifs opérationnels, des indicateurs de performance, et un plan d’action pour votre projet de transition numérique. Soyez précis, concret, et cohérent avec votre vision, conseille Stéphane Soh Fonhoue. Si, par exemple, votre vision est de simplifier les démarches administratives, vos objectifs peuvent être de réduire le nombre de formulaires à remplir, de diminuer le délai de traitement des demandes, ou d’augmenter le taux de satisfaction des usagers. Votre plan d’action peut comporter des actions telles que la dématérialisation des procédures, la création d’un guichet unique en ligne, ou la mise en place d’un chatbot.”

La planification semble être un aspect crucial. Comment prioriser les chantiers à mener ?

SSF : “En effet, la transition numérique est un processus continu et évolutif, nécessitant une adaptation constante aux besoins, contraintes, et opportunités qui se présentent. Il est impossible de tout faire simultanément, ni de tout prévoir à l’avance. Il est donc nécessaire de prioriser les chantiers à mener en fonction de leur importance, urgence, faisabilité, et impact. Pour cela, utilisez des méthodes telles que la matrice d’Eisenhower, qui permet de classer les tâches en fonction de leur degré de priorité et d’urgence, ou le diagramme de Pareto, qui identifie les 20% d’actions produisant 80% des résultats. Vous pouvez également vous appuyer sur des outils comme le tableau de bord pour suivre l’avancement des actions, ou le rétroplanning pour planifier les étapes et les échéances du projet, note Stéphane Soh Fonhoue.”

S’équiper pour l’avenir numérique est crucial. Comment choisir les bons outils adaptés à vos objectifs et contraintes ?

SSF : “La transition numérique repose sur l’utilisation des nouvelles technologies pour améliorer les processus, les services, et les modes de fonctionnement de l’administration publique. Face à la multitude d’outils digitaux disponibles sur le marché, il est crucial de choisir judicieusement en fonction de vos objectifs, contraintes, ressources, et utilisateurs. Inspirez-vous des bonnes pratiques issues des succès et des échecs dans le domaine de la transition numérique, recommande Stéphane Soh Fonhoue. Testez les outils avant de les adopter en utilisant des méthodes telles que le prototypage, le test utilisateur, ou le MVP (minimum viable product), pour valider la pertinence, l’utilité, et l’ergonomie des outils.”

La transition numérique nécessite une approche agile. Comment expérimenter, mesurer, et ajuster en permanence ?

SSF : “Tout à fait, la transition numérique est un processus d’apprentissage permanent, exigeant d’expérimenter, d’évaluer, d’ajuster, et d’améliorer en permanence les solutions mises en œuvre. Il n’existe pas de recette miracle ni de solution universelle pour réussir la transition numérique. Adoptez une démarche agile, qui consiste à tester rapidement des hypothèses, mesurer les résultats, tirer des enseignements, et itérer pour progresser. Utilisez des méthodes telles que le feedback, qui consiste à recueillir les retours des utilisateurs et des parties prenantes sur les solutions déployées, ou l’A/B testing, qui consiste à comparer deux versions d’une solution pour déterminer la plus performante. Exploitez également des outils tels que l’analyse des données, qui permet de mesurer l’impact des solutions sur les indicateurs clés, ou le reporting, qui permet de communiquer les résultats obtenus et les pistes d’amélioration, conseille Stéphane Soh Fonhoue.”

“En conclusion, la transition numérique est un défi passionnant qui offre des opportunités d’amélioration du service public, d’optimisation des ressources, de renforcement de la transparence et de l’efficacité, ainsi que de promotion de l’innovation et de la collaboration. Pour relever ce défi, il est impératif de s’appuyer sur une vision partagée, une implication collective, une planification rigoureuse, un déploiement adapté, et une évaluation continue. Ce guide pratique vous a donné des pistes pour devenir un acteur de la transition numérique dans votre secteur.”

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